Il Whistleblowing è un fondamentale strumento di compliance aziendale, tramite il quale i dipendenti oppure terze parti (per esempio un fornitore o un cliente) di un’azienda possono segnalare, in modo riservato e protetto, eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività.
Whistleblowing, termine inglese che deriva dall’espressione metaforica “to blow the whistle” che veniva usata col significato di interrompere qualcosa bruscamente è lo strumento che consente a chiunque di segnalare comportamenti illeciti, anche presunti.
La ITEC TECNOLOGIE E IMPIANTI S.P.A. ha previsto canali interni ad hoc per ricevere segnalazioni di violazioni di normative interne o esterne, a garanzia della correttezza e trasparenza nella conduzione degli affari e delle attività svolte e a tutela della posizione e immagine aziendale, che possano arrecare danno o pregiudizio all’azienda, come una frode, un rischio generico o una situazione potenzialmente pericolosa, garantendo altresì la compliance alle disposizioni normative di cui al D.Lgs. del 10 marzo 2023 n. 24 in materia di whistleblowing e recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, nonché alle indicazioni fornite dall’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC).
Adottare un sistema di whistleblowing è un vantaggio per le aziende: significa rafforzare il proprio sistema di controllo interno e avere la possibilità di scoprire eventuali frodi e criticità prima che diano luogo a più gravi danni e/o responsabilità.
COSA PUO’ ESSERE SEGNALATO
Oggetto della segnalazione possono essere tutti i comportamenti o i fatti che, a parere del segnalante, configurino o siano potenzialmente in grado di configurare illeciti di natura civile, penale, amministrativa e contabile e siano lesivi di un interesse pubblico o privato.
Possono essere segnalati fatti in grado di arrecare un danno alla società ITEC TECNOLOGIE E IMPIANTI S.P.A. quali ad esempio:
Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
Condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001 o Violazioni del Modello 231;
Comportamenti tenuti in violazione del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, del Codice Etico, della Politica Anticorruzione, delle Politiche Aziendali in genere, o di altre disposizioni interne all’organizzazione (ad es. Parità di genere, Responsabilità Sociale);
Comportamenti in grado di arrecare danni o pregiudizi patrimoniali, d’immagine o alle altre risorse di ITEC TECNOLOGIE E IMPIANTI S.P.A.;
Atteggiamenti in grado di arrecare danni all’ambiente, alla salute e alla sicurezza delle risorse, dei clienti, dei fornitori o dei cittadini in genere, la protezione dei dati personali e la sicurezza dei sistemi informativi.
CHI PUO’ SEGNALARE
La segnalazione può essere trasmessa da “chiunque”. In particolare, possono effettuare segnalazioni tutti coloro che operano nel “contesto lavorativo”, sia interni (lavoratori, soci, membri degli organi di amministrazione e controllo9 che esterni (per esempio fornitori, ma anche liberi professionisti o lavoratori autonomi).
ITEC TECNOLOGIE E IMPIANTI S.P.A. protegge il segnalante da eventuali “misure ritorsive o discriminatorie”
Qualsiasi Dipendente/Collaboratore/Terza Parte esterna che attua una segnalazione in malafede o che consapevolmente riporti informazioni errate, non godrà della tutela del Whistleblower. Inoltre, l’uso improprio del Dispositivo di Segnalazione può esporre il Whistleblower a sanzioni disciplinari e a procedimenti giudiziari in conformità con le disposizioni di legge locale applicabili e del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/01 dell' ITEC TECNOLOGIE E IMPIANTI S.P.A.
CHI RICEVE LA SEGNALAZIONE
Gli organi aziendali competenti per la gestione delle segnalazioni sono:
L’Organismo di Vigilanza (OdV);
La funzione di Prevenzione della Corruzione;
I soggetti incaricati della gestione della segnalazione non possono rivelare l’identità del segnalante o altre informazioni da cui è possibile evincerla a nessun’altro soggetto senza il suo consenso espresso.
Tutti i dati personali verranno trattati ai sensi della vigente Disciplina Privacy (per tale intendendosi il Regolamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (GDPR), il D.Lgs. n. 196/2003, il D. Lgs. n.101/2018, il D.lgs. n. 51/2018, nonché qualsiasi altra normativa sulla protezione dei dati personali applicabile in Italia, ivi compresi i provvedimenti del Garante), nel pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, con particolare riguardo per la riservatezza dell’identità dei soggetti coinvolti e per la sicurezza del trattamento.
La gestione delle segnalazioni è effettuata in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, prevedendo misure a tutela del segnalante e, con specifico riguardo alle segnalazioni effettuate ai sensi del Decreto WB, anche dei soggetti appartenenti al contesto lavorativo che abbiano aiutato o supportato il segnalante nel processo di segnalazione e che abbiano con il segnalante un rapporto di parentela entro il quarto grado, uno stabile legame affettivo o un rapporto abituale e corrente (art. 3, comma 5 del Decreto WB).
COME SEGNALARE
ITEC sta predisponendo un portale dedicato alle segnalazioni, nel frattempo ha reso operativo un canale attraverso il quale è possibile presentare segnalazioni scritte in modalità analogica:
la segnalazione whistleblowing è trasmessa mediante invio a mezzo del servizio postale, via posta raccomandata o ordinaria, all’attenzione del responsabile anticorruzione o all’OdV, presso la sede della ITEC TECNOLOGIE E IMPIANTI S.P.A., preferibilmente mediante compilazione del modulo in calce.
In tal caso, al fine di usufruire della garanzia di riservatezza di cui al D.lgs. 24/2023, il segnalante ha cura di inserire la segnalazione in due buste chiuse, includendo nella prima i propri dati identificativi, unitamente alla fotocopia di un documento di identità (Allegato A - parte I); nella seconda, l’oggetto della segnalazione (Allegato A – parte II). È poi necessario che le buste siano inserite in una terza busta, che riporti all’esterno la dicitura “riservata al gestore della segnalazione”, così esprimendo la volontà di beneficiare delle tutele in materia di whistleblowing. Ove il segnalante voglia mantenere l’anonimato, può decidere di non includere i propri dati personali, compilando esclusivamente la parte II dell’Allegato A; in tal caso, il segnalante deve considerare che le segnalazioni effettuate in forma anonima sono prese in considerazione solo ove adeguatamente circostanziate e dettagliate.
La segnalazione conforme al D.lgs. 24/2023 è oggetto di protocollazione riservata, mediante autonomo registro, da parte del gestore, il quale si impegna altresì a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e del contenuto delle buste.
Inoltre:
Il segnalante può presentare una richiesta di incontro diretto con il gestore delle segnalazioni, al fine di effettuare personalmente la propria segnalazione whistleblowing. La richiesta può essere presentata mediante invio di una comunicazione all’indirizzo e-mail odv@itecgroup.it oppure tramite lettera, all’attenzione del responsabile prevenzione della corruzione, inviata presso la sede di ITEC TECNOLOGIE E IMPIANTI S.P.A. In quest’ultima ipotesi, nella lettera il segnalante si impegna a fornire un proprio recapito affinché il gestore possa comunicare la data e l’orario dell’incontro.
In ogni caso, il gestore si impegna a fissare l’incontro entro un termine ragionevole, contattando il soggetto interessato all’indirizzo fornito.
Nel corso dell’incontro, il whistleblower descrive dettagliatamente il fatto oggetto della segnalazione, con indicazione chiara degli elementi di cui al par. 7.2; il gestore stila un verbale, mediante compilazione del modulo di segnalazione, il quale è sottoscritto anche dal segnalante, cui è consegnata una copia.
• canale esterno (ANAC):
In assenza di risposta entro 30gg il segnalante può inviare la segnalazione direttamente ad ANAC utilizzando la procedura accessibile al link: https://whistleblowing.anticorruzione.it/
